Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
«ЗАТВЕРДЖЕНО»
наказ голови суду
від 18.01.2024 № 05
РЕГЛАМЕНТ
Господарського суду Черкаської області
1.1. Регламент Господарського суду Черкаської області (надалі Регламент) встановлює порядок організації діяльності Господарського суду Черкаської області, пов’язаної із здійсненням його повноважень.
1.2. Регламент є відомчим нормативно – правовим актом, затверджується наказом голови Господарського суду Черкаської області і встановлює розпорядок роботи суддів та працівників апарату суду, визначає процедуру планування, порядок проведення оперативних нарад та зборів, контрольної діяльності, ведення кадрової роботи, судової статистики, діловодства, порядок розгляду звернень громадян, організацію зв’язків з засобами масової інформації, інші питання внутрішньої діяльності суду.
1.3. Регламент суду є обов’язковим для виконання працівниками апарату суду і суддями в частині, що їх стосується. Особи винні у порушенні Регламенту, можуть бути притягнуті до відповідальності у встановленому законодавством порядку.
1.4. Робота суду, апарату суду та його структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком питань, що належать до службової, конфіденційної інформації. Порядок допуску відвідувачів до приміщень суду і доступу до публічної інформації суду регулюється Положеннями, Правилами, розпорядженнями та наказами голови суду та керівника апарату суду.
2.1. Господарський суд Черкаської області очолює голова суду.
2.2. До адміністрації суду входять: голова суду, заступник голови суду, керівник апарату суду та заступник керівника апарату суду.
2.3. Символами судової влади є державні символи України – Державний Герб України і Державний Прапор України.
2.4. Суддя здійснює правосуддя в мантії та з нагрудним знаком.
2.5. Справи у суді розглядаються суддею одноособово, а у випадках визначених процесуальним законом – колегією суддів. Суддя, який розглядає справу одноособово, діє як суд.
2.6. Судочинство і діловодство в суді проводиться державною мовою, громадянам гарантується право на використання в судовому процесі рідної мови, якою вони володіють.
2.7. Судове рішення, яким закінчується розгляд справи в суді, ухвалюється іменем України. Судові рішення, що набрали законної сили, є обов’язковими до виконання всіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими та службовими особами, фізичними і юридичними особами, їх об’єднаннями на всій території України. Невиконання судових рішень тягне за собою відповідальність установлену законом.
2.8. Учасники судового процесу та інші особи у випадках і порядку, встановлених процесуальним законом мають право на апеляційне та касаційне оскарження судового рішення.
2.9. Прийняття та реєстрація документів здійснюється судом щоденно протягом робочого часу.
2.10. У суді функціонує автоматизована система документообігу, персональний склад суду для розгляду конкретної справи визначається автоматизованою системою документообігу за принципом вірогідності розподілу справ під час реєстрації в суді позовних заяв та інших матеріалів.
2.11. Судді розглядають справи, одержані згідно з порядком розподілу судових справ. На розподіл судових справ між суддями не може впливати бажання судді чи будь яких осіб.
2.12. При розгляді справ перебіг судового процесу фіксується технічними засобами в порядку, встановленому процесуальним законом.
2.13. Учасникам судового процесу на підставі судового рішення забезпечується можливість брати участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції у порядку, встановленому законом. Обов'язок забезпечити проведення відеоконференції покладається на суд, який отримав судове рішення про проведення відеоконференції, незалежно від спеціалізації та інстанції суду, який прийняв таке рішення.
2.14. Відповідно до ч. 4 ст.11 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» сторони, присутні в залі судового засідання, представники засобів масової інформації можуть проводити в залі судового засідання фотозйомку, відео та аудіо-запис з використанням портативних відео та аудіо-технічних засобів без отримання окремого дозволу суду, але з урахуванням обмежень, встановлених законом. Трансляція судового засідання здійснюється з дозволу суду.
Проведення в залі судового засідання фотозйомки, відеозапису, а також трансляція судового засідання повинні здійснюватися без створення перешкод у веденні засідання і здійсненні учасниками судового процесу їхніх процесуальних прав. Суд може визначити місце в залі судових засідань, з якого має проводитися фотозйомка, відеозапис.
2.15. Керівництво роботою апарату суду здійснює керівник апарату суду, який має заступника.
2.16. Розмежування обов’язків між керівником апарату та його заступником, визначення ступеня їх відповідальності регулюється посадовими інструкціями, внутрішніми наказами керівника апарату суду та Положенням про апарат суду.
2.17. Положення про апарат суду розробляється на підставі Типового положення про апарат суду, затвердженого ДСА України та затверджується зборами суддів Господарського суду Черкаської області.
2.18. Помічник судді є працівником апарату суду. Посади помічників судді належать до посад патронатної служби, на які не поширюється дія Закону України «Про державну службу», крім статті 92 Закону України «Про державну службу». На помічників суддів поширюється дія законодавства про працю, крім статей 39-1, 41-43-1, 49-2 Кодексу законів про працю України. Правовий статус помічників суддів визначається Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням «Про помічника судді».
2.19. Порядок організації діяльності апарату суду, пов'язаний із здійсненням його повноважень, встановлюється Положенням про апарат суду, Правилами внутрішнього службового та трудового розпорядку суддів та працівників апарату Господарського суду Черкаської області.
2.20. Для забезпечення ефективної системної взаємодії суду з засобами масової інформації (ЗМІ) та громадськістю, покращення співпраці зі ЗМІ у суді обрано суддю-спікера. У апараті суду є прес-секретар (головний спеціаліст), що забезпечує зв’язки із засобами масової інформації.
3.1. Організаційне керівництво діяльністю Господарського суду Черкаської області здійснює голова суду.
3.2. Голова Господарського суду Черкаської області здійснює повноваження відповідно до обсягу обов’язків, визначеного Законом України «Про судоустрій і статус суддів».
3.3. У разі відсутності голови суду його адміністративні повноваження здійснює заступник голови суду, а в разі відсутності заступника голови суду - суддя, який має більший стаж роботи на посаді судді.
3.4. Організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат, який очолює керівник апарату суду, що призначається на посаду та звільняється з посади наказом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України у Черкаській області за поданням голови суду.
Керівник апарату суду забезпечує організованість та злагодженість у роботі підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду щодо організаційного забезпечення діяльності суду. Свої функціональні обов’язки виконує під керівництвом голови суду, як керівника державного органу та безпосередньо йому підпорядковується (а також виконуючому його обов’язки). У питаннях організації та застосування методики проведення роботи з управління персоналом, державної та патронатної служби, керується рекомендаціями Національного агентства з питань державної служби, Національного агентства з питань запобігання корупції, Міністерства праці та соціальної політики України та Пенсійного фонду України.
3.5. Керівник апарату суду здійснює повноваження відповідно до обсягу обов’язків, визначеного Положенням про апарат Господарського суду Черкаської області.
3.6. У разі відсутності керівника апарату суду його повноваження здійснює заступник керівника апарату.
3.7. Заступник керівника апарату призначається на посаду та звільняється з посади наказом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України у Черкаській області за поданням голови суду.
Заступник керівника апарату суду здійснює повноваження відповідно до обсягу обов’язків, визначених посадовою інструкцією.
3.8. Розподіл обов’язків між структурними підрозділами Господарського суду Черкаської області встановлюється положеннями про структурні підрозділи суду, наказами голови суду та керівника апарату суду.
3.9. Працівники апарату Господарського суду Черкаської області діють на підставі посадових інструкцій розроблених для кожної з категорій посад (помічники суддів, державні службовці, службовці, робітники).
3.10. Структурні підрозділи (відділи) Господарського суду Черкаської області діють на підставі положень, які визначають основні завдання, функції, права і відповідальність відділу.
Основною функцією відділу управління персоналом, у складі апарату Господарського суду Черкаської області, є реалізація державної політики з питань управління персоналом у суді, забезпечення здійснення керівником апарату суду, як керівником державної служби, своїх повноважень з питань управління персоналом, забезпечення організаційного розвитку господарського суду Черкаської області.
Основною функцією планово-фінансового відділу, у складі апарату Господарського суду Черкаської області, є діяльність із практичного виконання завдань і функцій держави щодо реалізації державної фінансової політики на загальнодержавному, галузевому і регіональному рівнях та підготовки пропозицій стосовно її формування, у тому числі розроблення стратегій, проектів державного бюджету, управління державними фінансовими ресурсами, майном та контролю за їх використанням.
Основною функцією загального відділу (канцелярії), у складі апарату Господарського суду Черкаської області, є діяльність із практичного виконання завдань і функцій держави щодо забезпечення доступу до правосуддя та реалізації державної політики у суді у сфері здійснення господарського судочинства, прийняття позовних матеріалів, їх реєстрація з визначенням категорії спорів, обробка та перевірка на відповідність законам, кодексам та іншим нормативно-правовим актам, що регулюють господарське судочинство.
Основною функцією відділу інформаційних технологій, судової статистики та узагальнення судової практрики, у складі апарату Господарського суду Черкаської області, є здійснення організаційно-технічних заходів для реалізації державної політики у сфері інформатизації, функціонування системи інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності суду на основі впровадження в роботі нових інформаційних технологій, аналіз реалізації у суді державної політики у сфері здійснення господарського судочинства та підготовки пропозицій стосовно її формування, виконання законів та інших нормативно-правових актів та ведення обліково-статистичної роботи суду.
3.11. Працівники структурних підрозділів (відділів) Господарського суду Черкаської області діють на підставі посадових інструкцій, розроблених для кожної з категорій посад.
4.1. Планування роботи суду за основними напрямками діяльності є одним із найважливіших чинників організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до піврічного плану роботи.
4.2. Планування роботи суду здійснюється шляхом складання плану роботи на півріччя, в який включаються загальні заходи для всього суду, заходи, які здійснюються апаратом суду та окремими посадовими особами суду, а також зміни та доповнення в планових завданнях.
4.3. Узагальнення пропозицій щодо плану роботи і підготовка проекту плану роботи суду здійснюється заступником керівника апарату суду.
4.4. План роботи включає основні напрямки роботи суду:
- проведення зборів, - аналітична робота,
- робота з засобами масової інформації,
- фінансово-економічна діяльність,
- матеріально-технічне забезпечення діяльності суду,
- робота з архівом та інше.
4.5. У плані роботи визначається:
- перелік завдань (заходів), що повинні бути виконані;
- відповідальні за виконання завдань (заходів);
- строки виконання завдань (заходів), проведення оцінки та підготовки звітності.
4.6. План роботи суду обговорюється на загальних зборах суддів та працівників апарату суду і затверджується головою суду. Всі працівники суду ознайомлюються з планом роботи під розписку.
4.7. Контроль за виконанням плану роботи здійснюється безпосередньо керівником апарату суду. Відповідальність за виконання планів роботи несуть безпосередні виконавці (судді та працівники апарату суду).
5.1. Порядок проведення зборів суддів та загальних зборів колективу суду визначається Положенням про збори суддів Господарського суду Черкаської області, що затверджується рішенням зборів суддів.
5.2. Збори суддів Господарського суду Черкаської області скликаються за пропозицією голови суду або на вимогу не менш як третини від загальної (фактичної) кількості суддів суду у разі потреби.
5.3. Наради суддів Господарського суду Черкаської області проводяться один раз на тиждень (щосереди) головою суду, або за дорученням голови – його заступником.
5.4. Організацію проведення нарад з працівниками апарату суду здійснює керівник апарату суду або заступник керівника апарату суду.
5.5. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами.
5.6. Позапланові наради проводяться головою суду або керівником апарату суду за необхідності.
6.1. Тривалість робочого часу для суддів і працівників апарату суду визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Правилами внутрішнього службового розпорядку і цим Регламентом.
6.2. Для суддів та працівників апарату суду встановлюється п'ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями (субота та неділя).
6.3. Тривалість робочого часу становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).
6.4. Час початку і закінчення щоденної роботи суддів та працівників апарату суду визначається Правилами внутрішнього трудовго розпорядку та Правилами внутрішнього службового розпорядку та Регламентом роботи суду.
6.5. У Господарському суді Черкаської області встановлено наступний режим роботи:
понеділок - четвер з 8 год. 00 хв. до 17 год. 15 хв.
п’ятниця з 8 год. 00 хв. до 14 год. 45 хв.
обідня перерва з 13 год. 00 хв. до 13 год. 45 хв.
вихідні дні - субота і неділя.
Відповідно до ст. 73 Кодексу законів про працю України напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.
У випадку, коли святковий або неробочий день збігається з вихідним днем, вихідний день переноситься на наступний після святкового або неробочого.
6.6. Обідня перерва використовується працівниками на свій розсуд. На цей час вони можуть відлучатися з місця роботи.
6.7. Залучення працівників до надурочної роботи, роботи у вихідні, святкові та неробочі дні провадиться у випадках та за умов, передбачених чинним законодавством України, за письмовим наказом голови господарського суду або керівника апарату суду.
Робота у святкові, неробочі та вихідні дні компенсується у порядку, встановленому чинним законодавством України.
Для виконання невідкладної і не передбачуваної роботи державні службовці зобов’язані за наказом керівника апарату суду (керівника державної служби) з’являтися на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного трудового законодавства.
6.8. Контроль за забезпеченням обліку відпрацьованого робочого часу та контроль за трудовою дисципліною працюючих в цьому режимі покладається на відділ управління персоналом.
6.9. Відсутність працівника на робочому місці у фіксований час без поважних причин вважається порушенням трудової дисципліни.
6.10. Перебування у робочий час суддів та працівників апарату суду за межами приміщення суду попередньо погоджується з головою суду чи керівником апарату суду.
7.1. У роботі з кадрами Господарський суд Черкаської області керується Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Державної судової адміністрації України та цим Регламентом.
Контроль за організацію роботи з кадрами здійснюється керівником апарату суду.
7.2. Ведення кадрової роботи в суді здійснюється відділом управління персоналом.
7.3. Працівники апарату суду приймаються і звільняються з посад наказом керівника апарату суду. Всі кадрові накази щодо працівників апарату суду попередньо погоджуються керівником апарату суду.
7.4. Порядок прийняття та звільнення працівників патронатної служби регулюється Положенням «Про помічника судді суду загальної юрисдикції», Законами України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про державну службу». Судді самостійно здійснюють добір помічників. Помічник судді призначається на посаду за поданням судді на час виконання суддею повноважень судді відповідного суду.
7.5. Прийняття на роботу працівників, що виконують функції з обслуговування та робітників здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.
7.6. Порядок призначення та звільнення керівника апарату суду та його заступника регулюється Законами України «Про державну службу» та «Про судоустрій і статус суддів», Положеннями про апарат суду та його структурні підрозділи і цим Регламентом.
7.7. Прийняття кандидатів на державну службу в апарат суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено чинним законодавством України.
7.8. Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті суду регламентується відповідно до «Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби» затвердженого Постановою КМУ №246 від 25.03.2016 (зі змінами та доповненнями).
7.9. Правові та організаційні засади проведення конкурсу на зайняття посад державної служби регулюються Порядком проведення конкурсу на зайняття посад державної служби господарського суду Черкаської області, який затверджується наказом керівника апарату суду.
7.10. Рішення про проведення конкурсу приймається керівником апарату за наявності вакантної посади державного службовця.
Для проведення відбору кандидатів на зайняття посад державної служби в апараті суду за наказом керівника апарату утворюється конкурсна комісія.
7.11. Рішення про призначення на посаду державної служби приймається після закінчення строку оскарження результатів конкурсу, а в разі оскарження результатів конкурсу - після прийняття рішення за скаргою суб’єктом розгляду скарги (органом, уповноваженим на розгляд скарги), але не пізніше 30 календарних днів після оприлюднення інформації про переможця конкурсу, якщо інше не передбачено законом. Таке рішення приймається на підставі протоколу засідання конкурсної комісії.
7.12. При призначенні особи на посаду державної служби вперше, встановлення випробування є обов’язковим. Випробування при призначенні на посаду державної служби встановлюється строком до шести місяців.
7.13. Керівник апарату має право звільнити державного службовця з посади до закінчення строку випробування у разі встановлення невідповідності державного службовця займаній посаді на підставі пункту 2 частини першої статті 87 цього Закону. Керівник апарату попереджає державного службовця про звільнення у письмовій формі не пізніш як за сім календарних днів із зазначенням підстав невідповідності займаній посаді.
7.14. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитися в установленому порядку стажування терміном до двох місяців.
7.15. Особи, які вперше призначаються на державну службу, приймають Присягу державного службовця з одночасним присвоєнням відповідного рангу (якщо не встановлено випробувальний термін).
7.16. Присвоєння рангів державним службовцям апарату суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» та «Порядку присвоєння рангів державних службовців», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 306 від 20.04.2016 року.
7.17. Результати службової діяльності державних службовців щороку підлягають оцінюванню для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою планування їхньої кар’єри, виявлення потреби у професійному навчанні.
Оцінювання результатів службової діяльності державних службовців проводиться відповідно до Типового порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців затвердженого Кабінетом Міністрів України.
7.18. Оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, здійснюється керівником апарату Господарського суду Черкаської області, а керівника апарату безпосередньо головою Господарського суду Черкаської області.
7.19. Державного службовця Господарського суду Черкаської області ознайомлюють з результатами оцінювання його службової діяльності під підпис протягом трьох календарних днів після проведення оцінювання.
Висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності затверджується наказом керівника апарату суду.
7.20. Державним службовцям створюються умови для підвищення рівня професійної компетентності шляхом професійного навчання, яке проводиться постійно.
7.21. Для підвищення кваліфікаційного рівня суддів та працівників апарату суду організовуються та проводяться семінарські навчання і навчання з підвищення кваліфікації.
7.22. Основними видами підвищення кваліфікації є:
- навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців (системне підвищення кваліфікації);
- систематичне самостійне навчання (самоосвіта);
- тематичні навчання у професійній мережі «ФЕМІДА»;
- тематичні постійно діючі семінари та тематичні короткотермінові семінари.
7.23. Системне підвищення фахової кваліфікації суддів та працівників апарату здійснює Національна школа суддів України та її регіональні відділення не рідше одного разу на три роки.
7.24. Порядок надання відпусток суддям та працівникам апарату суду регламентується Законами України «Про відпустки», «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», КЗпП України, Правилами внутрішнього трудового розпорядку Господарського суду Черкаської області.
7.25. Черговість надання відпусток визначається графіками відпусток суддів та працівників апарату суду, які складаються на кожен календарний рік не пізніше 15 січня та доводяться до відома суддів та працівників апарату суду.
Графік відпусток суддів затверджується наказом голови суду. Графік відпусток працівників апарату суду затверджується керівником апарату суду.
7.26. Судді та працівники апарату суду щорічно до кінця поточного року подають до відділу управління персоналом пропозиції для складання графіка відпусток.
Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформлення документів, пов‘язаних з ними, здійснюється працівниками відділу управління персоналом.
7.27. За рішенням голови суду (щодо суддів) чи керівника апарату суду (щодо працівників апарату), у разі службової необхідності судді, державні службовці і службовці апарату суду можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки, про що видається відповідний наказ.
7.28. Облік робочого часу працівників суду ведеться працівниками відділу управління персоналом шляхом складання табелю.
7.29. Оформлення службових відряджень для суддів та працівників апарату суду здійснюються на підставі відповідного наказу. Підставою для підготовки наказу про службове відрядження є лист з інформацією про підстави відрядження та резолюція голови суду чи керівника апарату суду.
7.30. В наказі про відрядження зазначається назва населеного пункту, найменування підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження.
7.31. На підставі наказу про відрядження, працівниками відділу управління персоналом видається посвідчення про відрядження, яке реєструється в журналі реєстрації посвідчень про відрядження.
8.1. Загальні положення.
8.1.1. Організація роботи з документами в апараті суду здійснюється на підставі вимог ДСТУ 4163:2020 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів), затверджених наказом державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 №144 (зі змінами та доповненнями), згідно порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 №814 (зі змінами та доповненнями), Положення про автоматизовану систему документообігу суду та у відповідності до інших нормативно-правових актів України і внутрішніх Положень, розпоряджень адміністрації суду.
8.1.2. Робота із документами з грифом «для службового користування» покладається на працівників апарату суду, які мають право працювати з документами з грифом «для службового користування», та здійснюється з дотриманням вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від від 19.10.2016 №736 (зі змінами та доповненнями), та вимог Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 №814 (зі змінами та доповненнями)
8.1.3. Контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснюється головою суду.
8.1.4. Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в Господарському суді Черкаської області покладається на керівника апарату суду, а в разі його відсутності – на заступника керівника апарату суду.
8.1.5. Діловодство в суді ведеться державною мовою.
Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадовій особі.
У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.
8.1.6. Організація діловодства та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами у підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.
8.1.7. В апараті суду визначається особа, яка забезпечує облік та контролює проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом; звітує перед керівництвом про стан виконання документів.
При звільненні працівника, а також на період його відпустки, відрядження, тривалої хвороби тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або за дорученням керівника апарату – іншому працівникові з відміткою про передачу (із зазначенням дати) у відповідному журналі автоматизованої системи документообігу суду.
8.1.8. Усі працівники суду є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них, крім випадків, передбачених законодавством.
Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові, складається акт у трьох примірниках, один з яких передається керівникові апарату, другий – службі діловодства для відповідного реагування в установленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.
8.2. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції.
8.2.1. Уся вхідна кореспонденція підлягає реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
Кожний вхідний документ реєструється в суді лише один раз.
У разі передачі документа з одного структурного підрозділу до іншого про це робиться відповідна відмітка в автоматизованій системі документообігу суду.
8.2.2. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості – на іншому вільному місці) штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.
8.2.3. Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.
У разі надходження забруднених чи пошкоджених документів, зміст та реквізити яких неможливо встановити, працівниками канцелярії (у складі не менше трьох осіб) складається акт у двох екземплярах, один примірник якого направляється відправнику разом із документами без їх реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду.
8.2.4. Реєстрація процесуальних та непроцесуальних документів здійснюється шляхом внесення до автоматизованої системи документообігу суду інформації та даних, передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та іншими нормативно-правовими актами.
У разі реєстрації непроцесуальних документів до автоматизованої системи документообігу суду вносяться дані про термін виконання, якщо такий установлено документом або законодавством.
Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.
8.2.5. На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп (реєстраційна позначка), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності – найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності – і час подання документа.
8.2.6. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в судових інстанціях. Номер справи має наступний формат: код суду/порядковий номер в цьому році/рік реєстрації.
8.2.7. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.
8.3. Порядок передачі процесуальних документів і судових справ для розгляду.
8.3.1. Справи, скарги, інші передбачені процесуальним законодавством України процесуальні документи реєструються в автоматизованій систему документообігу суду у день надходження та опрацьовуються відповідальними працівниками загального відділу (канцелярії) суду.
8.3.2. На кожен процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, відповідальний працівник на підставі інформації, що міститься в реєстраційній картці, створює обліково-статистичну картку в КП ДСС та автоматично формує номер провадження у суді, який складається з індексу суду, порядкового номера та двох останніх цифр поточного року.
8.3.3. Внесення інформації до обліково-статистичної картки здійснюється працівниками апарату суду відповідно до їх функціональних обов’язків.
8.3.4. Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) формуються та щодня роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів.
Справи передаються суддям для розгляду під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.
8.3.5. Повторний автоматичний розподіл судових справ здійснюється в порядку, встановленому Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, з урахуванням особливостей автоматизованого розподілу документів, затверджених рішенням зборів суддів.
8.4. Передача та виконання непроцесуальних документів.
8.4.1. Передача кореспонденції на розгляд керівництву суду забезпечується працівниками загального відділу (канцелярії) суду у день її надходження до суду або наступного робочого дня, у разі надходження документів у неробочий час засобами факсимільного зв’язку чи електронною поштою.
8.4.2. Після вивчення непроцесуального документа керівництвом суду накладається резолюція та передається працівникам загального відділу (канцелярії) суду для внесення змісту резолюції до автоматизованої системи документообігу суду.
8.4.3. Строки виконання документа виконавцями визначаються в резолюції.
8.4.4. Відповідальний за виконання у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати усі невиконані документи іншому працівникові, визначеному керівництвом суду, із внесенням до автоматизованої системи документообігу суду відповідної відмітки про передачу документів, які перебувають на контролі, іншому виконавцеві.
8.5. Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів.
8.5.1. Контроль за виконанням документів у суді здійснюється керівником апарату суду.
8.5.2. Контроль за виконанням наказів суду здійснюється посадовою особою визначеною в самому наказі: якщо в наказі не визначено особу, контроль здійснюється керівником, який видав наказ.
8.5.3. Відповідальність за своєчасне та якісне виконання доручень керівника несуть посадові особи, яким зазначені доручення надані.
8.5.4. Відповідальність за виконання доручень відповідно до резолюції керівника на вхідній кореспонденції несе безпосередньо посадова особа, яка згідно з резолюцією визначена його головним виконавцем. Головним виконавцем є особа, зазначена в переліку першою.
8.5.5. Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), якими встановлено завдання (міститься вимога, надано доручення).
Строки та контроль за виконанням процесуальних документів встановлюються відповідно до законодавства.
8.5.6. Перебіг строку виконання документа, взятого на контроль, починається з дня, наступного за днем його реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. Строк виконання документа обчислюється в календарних днях.
Якщо закінчення строку виконання документа припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку є останній перед ним робочий день для документів, строк розгляду яких установлений чинним законодавством, або перший після нього робочий день – для документів, відносно яких такий строк чинним законодавством не встановлений. Строки виконання документів можуть зазначатися в тексті документа або резолюції.
8.5.7. Днем виконання контрольного документа (завдання) вважається день реєстрації у суді вихідних документів про виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.
8.6. Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду.
8.6.1. Господарський суд Черкаської області здійснює свої функції та повноваження в межах своєї компетенції, визначеної Законом України «Про судоустрій і статус суддів».
8.6.2. Розпорядча діяльність в суді здійснюється головою суду та керівником апарату суду, які у межах своєї компетенції на основі і у відповідності до законодавства видають накази, розпорядження, доручення, затверджують положення, правила, інструкції, що є обов‘язковими до виконання усіма суддями та працівниками апарату суду.
8.6.3. Накази, інші розпорядчі документи друкуються на спеціальних бланках та повинні відповідати вимогам Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 №144.
8.6.4. Наказ або інший розпорядчий документ набуває чинності з дня його підписання, якщо інше не встановлене самим документом.
8.6.5. Усі накази та розпорядження реєструються в журналах реєстрації наказів, розпоряджень.
8.6.6. Накази розподіляються за окремими групами:
- з основної діяльності;
- з кадрових питань (особового складу), надання відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок;
- про надання щорічних основних, додаткових та відпусток у зв’язку з навчанням;
- про відрядження.
Також є розпорядження керівника апарату з адміністративно-господарських питань.
8.6.7. Ознайомлення з наказами забезпечують працівники відділу управління персоналом Господарського суду Черкаської області.
8.6.8. Положення про апарат суду розробляється керівником апарату на підставі Типового положення про апарат суду, затвердженого наказом ДСА України від 08.02.2019 №131 (зі змінами та доповненнями) та затверджується зборами суддів Господарського суду Черкаської області.
8.6.9. В Положенні повинні бути визначені і конкретизовані головні завдання та функції апарату, права і відповідальність керівника, його заступника та працівників, взаємовідносини з іншими службами, посадовими особами та суддями суду.
8.6.10. Положення переглядається у разі зміни назви або організаційної структури підрозділу, при доповненні завдань, функцій, прав, обов’язків, відповідальності працівників апарату суду та в інших випадках.
8.6.11. Посадові інструкції працівників апарату суду розробляються відділом управління персоналом Господарського суду Черкаської області, виходячи з вимог, що ставляться до певної посадової особи та розподілу обов’язків між працівниками апарату суду відповідно до встановлених законодавством вимог і затверджуються керівником апарату суду.
8.7. Порядок підготовки та надсилання вихідної кореспонденції суду.
8.7.1.Уся вихідна кореспонденція Господарського суду Черкаської області приймається, перевіряється і відправляється електронною поштою, поштою, за допомогою системи «Електронний суд», чи за допомогою інших засобів, які забезпечують фіксацію повідомлення про відправлення, після її реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
8.7.2. Не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. Для кожного документа автоматично формується черговий порядковий вихідний номер.
Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, формується автоматично АСДС таким чином:
- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через правобічну похилу риску номера за порядком і через правобічну похилу риску - поточного року;
- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через правобічну похилу риску номера за порядком у межах кожної номенклатури і через правобічну похилу риску - поточного року.
8.7.3. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.
8.7.4. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, може здійснюватися між судами, Державною судовою адміністрацією України та її територіальними управліннями, підприємствами, установами та організаціями, створеними Державною судовою адміністрацією України, за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.
8.8. Складання номенклатури справ суду. Формування у справи не процесуальних документів.
8.8.1. Номенклатура справ складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.
8.8.2. Номенклатура справ суду затверджується головою суду після схвалення експертною комісією суду (далі – ЕК) та погодження експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідного Державного архіву Черкаської області. Номенклатура справ суду підлягає погодженню з Державним архівом Черкаської області один раз на п`ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи суду, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.
8.8.3. За складання та ведення номенклатури справ суду відповідає працівник загального відділу (канцелярії) суду, що забезпечує роботу архіву суду.
8.8.4. Номенклатура справ Господарського суду Черкаської області складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких має бути гриф погодження з відповідальним за архів працівником загального відділу (канцелярії) суду. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ суду зберігається у загальному відділі (канцелярії) суду, другий – використовується загальним відділом (канцелярією) суду як робочий, третій – передається до архіву суду для контролю за формуванням справ; четвертий – надсилається до державного архіву Черкаської області.
Структурні підрозділи апарату суду використовують у роботі витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ суду.
8.8.5. Номенклатура справ Господарського суду Черкаської області щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду не пізніше 15 грудня поточного року, уводиться в дію з 1 січня наступного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.
8.8.6. Формування і оформлення судових справ та організаційно-розпорядчої документації у Господарському суді Черкаської області здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20 серпня 2019 року № 814.
9.1. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян Господарський суд Черкаської області керується Конституцією України, Законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про захист персональних даних», «Про звернення громадян», «Про доступ до судових рішень» та інших нормативно-правових актів.
9.2. Суд організовує в установленому порядку розгляд звернень громадян (пропозицій, зауважень, заяв, клопотань, скарг).
Заступник керівника апарату суду забезпечує реалізацію державної політики з питань роботи із зверненнями громадян, організацію роботи із запитами на публічну інформацію та надання відповідей в порядку та строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
Голова суду здійснює постійний особистий контроль за якістю, повнотою надання відповідей заявникам та за дотриманням строків їх розгляду.
9.3. Звернення громадян, що надійшли до суду, реєструються загальним відділом (канцелярією) суду.
9.4. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються головою суду, керівником апарату суду в межах його компетенції. Відповіді на звернення громадян готуються відповідальними особами суду, які визначаються резолюцією голови суду чи керівника апарату суду.
9.5. Особистий прийом громадян проводиться згідно з графіком, який затверджується наказом голови суду, розміщується на інформаційних стендах суду та веб-сторінці суду. Графік особистого прийому громадян містить інформацію про дні та години прийому.
Особистий прийом громадян та представників юридичних осіб ведеться керівництвом господарського суду Черкаської області (головою суду та його заступником, керівником апарату суду та його заступником).
9.5. Облік особистого прийому громадян ведеться керівництвом суду ведеться в Журналі реєстрації прийому відвідувачів керівництвом господарського суду.
10.1 Ведення аналітично-статистичної роботи в суді, встановлення єдиних підходів до розрахунку статистичних та якісних показників роботи суддів, методичне керівництво і контроль за дотриманням законодавчих та нормативно-правових актів щодо ведення судової статистики у суді, здійснюється відділом інформаційних технологій, судової статистики та узагальнення судової практики суду.
10.2. У суді складаються щомісячні, квартальні, піврічні та річні статистичні звіти про роботу суду.
10.3. Статистичні звіти складаються за формами, затвердженими наказами Державної судової адміністрації України.
10.4. Планові та позапланові узагальнення про роботу суду, за дорученням Касаційного господарського суду в складі Верховного суду, виконуються згідно резолюції голови суду суддями та працівниками відділу інформаційних технологій, судової статистики та узагальнення судової практики.
10.5. Відповідальність за складання статистичних звітів покладається на заступника начальника відділу інформаційних технологій, судової статистики та узагальнення судової практики.
11.1. Суд має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням - гербову печатку.
Наказом голови суду визначаються: види та кількість печаток і штампів, що застосовуються; переліки документів, підписи на яких відповідно до законодавства необхідно скріплювати гербовою печаткою та іншими печатками суду; порядок використання, місце зберігання печаток і посадові особи, відповідальні за їх зберігання; перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою суду.
У суді, крім гербової печатки суду, застосовуються:
11.2. Облік печаток і штампів ведеться у Журналі обліку печаток і штампів суду, який включено до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються керівником апарату суду із засвідченням відбитком гербової печатки суду.
11.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.
11.4. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків суду здійснюється відповідальною особою суду, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та визначених ним осіб.
11.5. Наказом керівника апарату суду визначаються відповідальні працівники за зберігання штампів та бланків суду.
11.6. Відбитком гербової печатки суду засвідчуються: виконавчі документи суду; копії судових рішень, що підлягають виконанню, без видачі виконавчого документа; копії судових рішень, що набрали (не набрали) законної сили (за вимогою); акти про знищення речових доказів; ухвали про повернення судового збору; подання та клопотання про нагородження; трудові книжки, посвідчення; довідки про місце роботи та розмір заробітної плати; бухгалтерська та статистична звітність; договори підряду, оренди приміщень, про виконання робіт тощо; акти виконання робіт, акти звірки розрахунків; довіреності, журнали реєстрації довіреностей; листи, розрахунки щодо фінансових операцій; документи, що застосовуються у процесі виконання бюджету; подання про повернення помилково сплаченого судового збору; інші документи, на яких наявність відбитка гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «М. П.».
11.7. Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги» та Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
11.8. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом з відповідною відміткою про це в журналах обліку. Для знищення печаток і штампів керівником апарату суду утворюється комісія, в яку входять по одному представнику канцелярії, підрозділу, що відповідає за матеріально-технічне забезпечення, та підрозділу, печатки та штампи якого знищуються. Комісія складає акт знищення печаток та штампів, у якому зазначається: кількість печаток та штампів, які знищуються; підстава знищення печаток та штампів (реорганізація органу чи структурного підрозділу, їх ліквідація, перейменування тощо); склад комісії із зазначенням прізвищ, власних імен та посад; дата і місце знищення печаток і штампів. Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається в канцелярії, другий - у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися. Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби - шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі - розрізанням на малі не з’єднувані, не відновлювані частини; пластмасові - шляхом механічного розбивання на такі ж не з’єднувані, не відновлювані частини.
11.9. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік та може проводитись одночасно з перевіркою стану діловодства. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівництва суду.
11.10. Про факти втрати печаток (крім гербової) або штампів негайно інформується керівництво суду, а при втраті гербової печатки суду - також керівництво ДСА України. За фактами втрати печаток і штампів проводиться службове розслідування (перевірка), яке (яка) призначається керівником апарату суду. Якщо за результатами службового розслідування (перевірки) місцезнаходження печатки не встановлено, таку печатку визнають недійсною, про що робиться відповідна відмітка в журналі, а також оприлюднюється відповідна інформація в засобах масової інформації.
12.1. Підготовка документів для подальшого зберігання передбачає передачу справ до архіву суду і здійснюється безпосередньо секретарями судових засідань.
12.2. Передавання судових справ та документації на зберігання здійснюється відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України №168 від 15 грудня 2011 року.
12.3. Відповідальність за ведення архіву у суді покладено на головного спеціаліста загального відділу (канцелярії) Господарського суду Черкаської області.
_03_03.png)
